Cara Menulis Surat Peringatan kepada Karyawan

Setiap perusahaan berhak atas perilaku dan kinerja yang memuaskan dari karyawannya. Sayangnya, dari waktu ke waktu ada kekurangan. Tidak pernah merupakan ide yang baik untuk mengabaikan hal ini, sehingga surat peringatan menjadi intervensi yang diperlukan.

Menulis semua jenis surat peringatan bisa sangat mudah. Anda hanya perlu menguasainya. Setelah Anda mempelajari bahan-bahan penting yang harus ada dalam surat peringatan, Anda dapat melakukannya dengan sangat baik saat menulisnya. Anda kemudian akan memiliki keyakinan bahwa surat itu akan efektif.

Lagi pula, Anda tidak ingin mendapati diri Anda harus menulis surat pemutusan hubungan kerja karena penerima surat peringatan awal gagal merespons.

 

Manfaat surat peringatan karyawan

Surat peringatan karyawan bisa bernilai emas, karena tidak ada yang benar-benar ingin memberhentikan karyawan. Anda biasanya menginvestasikan banyak waktu, energi, dan sumber daya Anda. Ini adalah pemborosan besar untuk mempersingkat karier siapa pun. Belum lagi gangguan dan trauma yang tercipta sebelum, selama, dan setelah kepergian mereka.

Manfaat utama dari surat peringatan adalah memberikan peluang terbesar untuk pulih dari banyak potensi kerugian. Berikut adalah beberapa manfaat lainnya:

1. Ini menunjukkan manajemen yang baik

Manajer lini bertanggung jawab atas disiplin dan kinerja sesuai dengan aturan dan standar perusahaan. Dalam menghadapi penyimpangan atau kurang terkirim, gagal mengambil tindakan sebenarnya bisa menjadi kelalaian dan bisa terlihat seperti kurangnya manajemen perusahaan. Mengeluarkan peringatan saat kinerja tidak memadai menunjukkan komitmen terhadap peran Anda.

2. Ini menciptakan batasan

Peringatan memberi substansi pada kebijakan, aturan, standar, dan persyaratan perusahaan. Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin tidak menganggap serius kewajiban mereka tanpa kebijakan dan batasan ini. Kinerja perusahaan, efisiensi dan kelancaran operasi akan beresiko.

3. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli

Inti dari setiap surat peringatan adalah keinginan pemberi kerja untuk memperbaiki kesalahan agar menguntungkan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini dapat kami perjelas saat mengeluarkan surat peringatan. Niat baik akan benar-benar terpelihara jika pemberian peringatan didekati secara jujur ​​dan berintegritas.

4. Memungkinkan Anda terhubung dengan karyawan

Surat peringatan lebih dari sekadar catatan kontrak penting untuk melindungi perusahaan dan manajemen. Surat peringatan sebenarnya memberi kita kesempatan lain untuk terhubung secara konstruktif dengan karyawan dalam hal-hal penting yang berhubungan dengan pekerjaan.

5. Ini menunjukkan bahwa Anda adil

Surat peringatan menegaskan bahwa manajemen peduli dengan bersikap adil dan setara kepada semua. Fokusnya adalah mengambil tindakan untuk mencegah terulangnya kembali di masa mendatang. Pengalaman bukanlah salah satu hukuman yang menuntut, tetapi menghadirkan kesempatan untuk belajar, tumbuh, dan berkembang.

6. Ini menetapkan otoritas

Surat peringatan menetapkan otoritas yang sesuai dalam perusahaan. Peran manajemen lini adalah menetapkan ekspektasi yang jelas tentang standar perilaku dan meminta tanggung jawab karyawan.

 

Apa yang harus dicantumkan dalam surat peringatan?

Ingatlah bahwa setiap surat peringatan itu unik. Itu harus mencerminkan tidak hanya pandangan penulis, tetapi juga posisi perusahaan dalam hal pelanggaran atau kinerja, dan juga menggabungkan gaya organisasi yang diterima secara umum untuk surat semacam itu.

Oleh karena itu, ada baiknya meninjau beberapa surat berbeda dalam organisasi Anda sebelum Anda mulai menyusun surat peringatan. Untuk mengoptimalkan surat, alur berurutan yang logis adalah yang terbaik. Sangat penting untuk memasukkan unsur-unsur berikut ke dalam surat peringatan karyawan:

 

1. Tanggal surat dikeluarkan.

2. Rincian referensi karyawan (seperti nama, alamat, dan nomor karyawan).

3. Kop surat yang menyatakan bahwa surat tersebut sebenarnya adalah surat peringatan (peringatan terakhir harus dicatat demikian).

4. Perincian yang tepat tentang kesalahan atau kinerja buruk karyawan. Anda harus menyertakan waktu, tanggal, dan sifat pelanggaran atau kinerja yang buruk, dampaknya terhadap tempat kerja, dan tindakan disipliner di masa mendatang yang akan mengikuti jika pelanggaran tersebut diulangi, atau kinerja tidak membaik.

5. Temuan Anda tentang pelanggaran atau kinerja buruk, membenarkan sanksi surat peringatan.

6. Hal-hal yang diperparah atau diperingan, seperti peringatan sebelumnya, keuangan atau dampak lain dari pelanggaran terhadap bisnis. Penting untuk dicatat bahwa masa kerja karyawan dan catatan disipliner yang bersih mungkin merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan.

7. Kejelasan harapan perilaku masa depan dalam hal standar dan persyaratan atau penguatan aturan yang harus diikuti. Untuk kinerja yang buruk, rencana perbaikan diperlukan.

8. Jangka waktu peringatan akan ditempatkan pada catatan ketenagakerjaan karyawan, ditambah periode peninjauan wajib dan dukungan yang akan diberikan kepada karyawan.

9. Setiap mekanisme banding yang akan berlaku.

10. Tanda tangan manajemen dan karyawan, ditambah saksi-saksi. Jika seorang karyawan menolak untuk menandatangani surat peringatan, seorang saksi diperlukan untuk memastikan bahwa surat peringatan tersebut telah dijelaskan dan dikeluarkan secara menyeluruh.